SIG Virtual – O que é? Por que utilizar?

A gestão de uma organização é uma atividade complexa, que envolve o atendimento ao cliente, a produção de bens com precisão e qualidade, a prestação de serviços de excelência, a gestão de pessoas e a gestão financeira.

Em tempos de prosperidade e no início dos negócios, pensar em sistemas de gestão formalizados trazem a tona, principalmente, processo complexos, mais serviços e o velho ditado “em time que está ganhando, não se mexe”. Porém, a longo prazo, o sucesso da empresa depende um bom plano de gestão para os tempos prósperos, com investimento, e de um plano de contingência para as situações de crise.

Para viabilizar que sua organização possa ter planejamento e controle de suas atividades,  adoção de um sistema de gestão virtual traz os seguintes benefícios:

1. Possibilitar o planejamento on-line, com a guarda eletrônica de todos os documentos, que podem ser acessados pelas pessoas autorizadas a qualquer momento, pelo próprio celular;
2. Realizar a gestão antissuborno, exigida pela Lei n.º 12.846/2013 (Lei Anticorrupção) para a contratação com entes públicos;
3. Manter a conformidade (compliance) de sua empresa com as obrigações legais, regulatórias e contratuais;
4. Acompanhar os indicadores sobre produção, pesquisa de satisfação de clientes, dentre outros, para dar respostas rápidas a situações novas;
5. Administrar a equipe, de modo a reduzir riscos trabalhistas e garantir a satisfação e a capacitação contínua dos colaboradores;
6. Gerir as não conformidades, para que a causa raiz do problema seja tratada em prazo hábil, e garantir o planejamento de mudanças, para que sejam acompanhadas e tragam resultados positivos;
7. Ter acesso a documentos orientativos e modelos práticos para a realização da gestão;
8. Atender os requisitos legais de segurança da informação e privacidade, exigidos pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
9. Agregar valor à sua marca, por meio da obtenção de certificações como ISO 9001, NBR 15906, ISO 27001, ISO 27701, ISO 37001 e ISO 37301.

O SIG Virtual é um sistema eletrônico integrado de gestão pelo qual é possível fazer gestão dos seguintes sistemas:

1. Sistema de Gestão de Pessoas (SGP) ou Recursos Humanos, para a gestão administrativa dos colaboradores;
2. Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), da norma NBR ISO 9001;
3. Sistema de Gestão de Cartórios (Serviço Notarial ou Registral – SNR), da norma ABNT NBR 15906;
4. Sistema de Gestão Antissuborno (SGAS), da norma NBR ISO 37001 e da Lei n.º 12.846/2013 (Lei Anticorrupção);
5. Sistema de Gestão de Compliance (SGC), da norma NBR ISO 37301 e para acompanhamento de obrigações legais;
6. Sistema de Gestão da Segurança da Informação (SGSI), das Normas NBR ISO 27001 e 27002 e do Provimento Conjunto n.º 74/CNJ/2018 (Dispõe sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil e dá outras providências);
7. Sistema de Gestão da Privacidade da Informação (SGPI), da norma NBR ISO 27701, da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e Portaria para implementação em cartórios editadas pelos Tribunais de Justiça;
8. Sistema de Gestão de Continuidade de Negócios (SGCN), da norma NBR ISO 22301 e do Provimento Conjunto n.º 74/CNJ/2018 (Dispõe sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil e dá outras providências).

O SIG Virtual possui o painel da organização, por onde é possível ver as informações desta (identidade, planejamento estratégico, etc.) e de cada sistema de gestão, e o de gestão de pessoas, para que se acompanhe o desempenho e capacitação da equipe, pelo registro de ocorrências, treinamentos (é possível integrar com a plataforma Minha Sala Virtual), promoções, realização de avaliações, etc. Cada sistema de gestão possui as seguintes funcionalidades:

1. Contexto, que viabiliza a realização de análise SWOT e GUT, identificação das partes interessadas, escopo e mapeamento de processos;
2. Liderança, com a definição de políticas e dos papéis, responsabilidades e autoridades do sistema de gestão;
3. Planejamento, contendo objetivos estratégicos, que podem ser vinculados a metas e indicadores, plano de ações 5W2H, abordagem de riscos e oportunidades e planejamento de mudanças;
4. Apoio, composto por recursos, competências, requisitos especiais de contratação, treinamento, conscientização e plano de comunicação (o que comunicar, quando se comunicar, com quem se comunicar, e como se comunicar), documentos (criação de atos normativos, procedimentos, atas de reuniões, etc.), registros (todos os registros de ações, incidentes, atendimentos, etc.) e formulários (pesquisas de opinião, customização de registros, etc.);
5. Operação, que contém o core de cada tipo de sistema, com os requisitos que lhe são aplicáveis; por exemplo, no caso do Sistema de Gestão da Privacidade da Informação (SGPI), há módulos para: Mapeamento de Processos e Inventário de dados pessoais, Gap Analysis (análise de lacunas), análise de risco, plano de ações, Canal de atendimento ao titular de dados pessoais, registro de incidentes, relatório de impacto à proteção de dados pessoais, etc.
6. Desempenho, que contém painéis para monitoramento, indicadores, auditoria interna e análise crítica; e
7. Melhoria, para o tratamento de não conformidades e proposição contínua de melhorias.

Faça o teste gratuito de utilização do SIG Virtual e, em caso de dúvidas, entre em contato com o time da Mupi Systems e acompanhe nossos tutoriais!